Conditions générales de vente et d’utilisation

1. Objet

Les présentes Conditions générales de vente et d’utilisation, ci-après les “CGV”, ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles LAVOXIA SASU fournit ses Services à ses Clients professionnels.

Aux fins des présentes CGV, les « Services » désignent l’ensemble des fonctionnalités, logiciels, applications, Assistants IA, automatisations, intégrations, API, outils et prestations proposés par Lavoxia.

Lavoxia propose une Plateforme SaaS B2B intégrant notamment des Assistants IA, des Services de téléphonie intelligente, de traitement d’appels, d’appels entrants et sortants, d’enregistrement, de transcription, de résumé, de qualification, d’écoute et supervision en direct, de reprise et transfert d’appel, de SMS, d’e-mails, de WhatsApp, de Telegram, de notifications push, de rendez-vous et calendriers, de contacts, d’automatisations, d’API, de webhooks, d’Application mobile, de Tableau de bord, d’intégrations, d’analytics d’usage, de support, d’abonnements, de quotas minutes et SMS, et de packs complémentaires.

Toute souscription ou utilisation des Services implique l’acceptation des présentes CGV.

2. Identification de Lavoxia

LAVOXIA SASU
Société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 1 000 €
Siège social : Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris
SIREN : 102 004 090
SIRET siège : 102 004 090 00019
RCS Paris : 102 004 090
TVA intracommunautaire : FR77102004090
Contact général : contact@lavoxia.ai
Contact données personnelles : privacy@lavoxia.ai

3. Clients concernés

Les Services Lavoxia sont exclusivement destinés aux professionnels, entreprises, indépendants, associations, organismes et structures agissant dans le cadre de leur activité professionnelle.

Les présentes CGV ne sont pas destinées à régir une relation avec des consommateurs au sens du Code de la consommation. Le Client déclare souscrire et utiliser Lavoxia pour les besoins de son activité professionnelle.

4. Description des Services

Les Services peuvent notamment comprendre :

• des Assistants IA téléphoniques et textuels ;
• la gestion d’appels entrants et sortants ;
• l’enregistrement, la transcription, le résumé et la qualification d’appels ;
• l’écoute, la supervision en direct, la reprise et le transfert d’appel ;
• les SMS, e-mails, WhatsApp, Telegram et notifications push selon les options activées ;
• la gestion de contacts, rendez-vous, calendriers et messages ;
• les automatisations, API, webhooks et intégrations professionnelles ;
• une Application mobile, un Tableau de bord, des historiques, du suivi d’activité, des analytics d’usage et du support ;
• des abonnements, quotas minutes et SMS, options et packs complémentaires.

Les fonctionnalités disponibles peuvent varier selon l’offre, les options activées, les intégrations connectées, les volumes utilisés, le plan souscrit et la configuration du compte Client.

Lavoxia peut faire évoluer, améliorer, modifier, ajouter ou retirer certaines fonctionnalités des Services afin d’en améliorer la sécurité, la qualité, la performance, l’ergonomie ou l’adaptation aux besoins des Clients, sous réserve de ne pas supprimer une fonctionnalité essentielle de l’offre souscrite sans information préalable ou solution raisonnable lorsque cela est nécessaire.

5. Création de compte et accès

L’utilisation des Services nécessite la création d’un compte Client ou d’accès Utilisateur.

Les comptes Lavoxia sont créés dans le cadre de la souscription aux Services, depuis le site, par Lavoxia ou par l’administrateur du compte Client. L’Application mobile Lavoxia ne permet pas, à ce jour, de créer directement un compte Utilisateur. Elle permet uniquement aux Utilisateurs autorisés de se connecter à un compte existant.

Le Client s’engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour. Il est responsable de la confidentialité de ses identifiants, de la création, de l’attribution, de la gestion et de la suppression des accès de ses Utilisateurs, sauf lorsque ces opérations sont directement réalisées par Lavoxia dans le cadre des Services.

Lavoxia peut suspendre ou limiter l’accès à un compte en cas d’usage abusif, frauduleux, illicite, contraire aux présentes CGV ou susceptible de porter atteinte à la sécurité des Services.

6. Abonnements, essai et activation

Les Services Lavoxia sont proposés sous forme d’abonnements mensuels ou annuels, ainsi que d’options, consommations, packs ou prestations complémentaires.

Lorsqu’une période d’essai de 7 jours est proposée, le Client peut tester les Services pendant cette période selon les conditions précisées lors de la souscription.

À l’issue de la période d’essai de 7 jours, l’abonnement devient automatiquement actif et facturable, sauf résiliation ou annulation effectuée avant la fin de la période d’essai lorsque cette possibilité est proposée.

Le Client est informé que l’activation complète des Services peut nécessiter certaines opérations de configuration, de connexion d’intégrations, de paramétrage, de validation technique ou d’accompagnement.

7. Prix, taxes et paiement

Les prix applicables sont ceux affichés sur le site, dans l’espace Client, dans le devis ou dans la proposition commerciale acceptée par le Client.

Les prix sont exprimés hors taxes, sauf mention contraire. Les taxes applicables sont ajoutées conformément à la réglementation en vigueur.

Le paiement peut être réalisé par carte bancaire, prélèvement, virement ou tout autre moyen proposé par Lavoxia. Lavoxia peut utiliser Stripe pour gérer les paiements, abonnements, moyens de paiement, factures et opérations associées.

En cas de défaut de paiement, Lavoxia peut suspendre l’accès aux Services après information du Client, sans préjudice des sommes restant dues.

8. Minutes, SMS, options, packs et dépassements

Certaines offres peuvent inclure un volume de minutes, SMS, messages, appels, intégrations, actions automatisées, Utilisateurs, numéros, fonctionnalités ou autres unités d’usage.

Les volumes inclus, options, limites et éventuels dépassements sont précisés dans l’offre souscrite, le devis, l’espace Client ou la proposition commerciale.

Les dépassements, options, packs complémentaires ou consommations supplémentaires peuvent donner lieu à une facturation additionnelle selon les tarifs applicables.

Lavoxia peut mettre en place des alertes, limitations, blocages ou mécanismes de prévention afin d’éviter des consommations excessives, anormales ou non autorisées.

9. Résiliation

Le Client peut résilier son abonnement selon les modalités prévues dans son espace Client, son contrat, son devis ou en contactant Lavoxia.

La résiliation prend effet à la fin de la période d’abonnement en cours, qu’elle soit mensuelle ou annuelle, sauf disposition particulière convenue entre les parties.

Aucun remboursement n’est dû pour une période déjà commencée ou payée, sauf obligation légale contraire ou accord spécifique de Lavoxia.

Lavoxia peut résilier ou suspendre les Services en cas de manquement grave du Client, notamment défaut de paiement, usage illicite, atteinte à la sécurité, violation des présentes CGV, usage abusif ou risque important pour Lavoxia, ses Clients, ses prestataires ou des tiers.

10. Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser Lavoxia conformément aux présentes CGV, aux lois applicables, aux droits des tiers et aux règles propres à son secteur d’activité.

Le Client est notamment responsable :

• des données qu’il transmet ou fait traiter via Lavoxia ;
• des instructions données à ses Assistants IA ;
• des appels, messages, scénarios, automatisations et intégrations qu’il configure ;
• de l’information de ses propres clients, prospects, appelants, personnes appelées, patients, contacts, collaborateurs ou utilisateurs finaux ;
• de la base légale applicable à ses traitements ;
• du respect de ses obligations professionnelles, déontologiques, sectorielles ou réglementaires ;
• de la conformité de ses campagnes, appels sortants, messages, sollicitations commerciales et communications ;
• de la gestion des droits des personnes concernées lorsque Lavoxia agit comme sous-traitant.

Le Client s’interdit d’utiliser Lavoxia pour envoyer des communications illicites, frauduleuses ou abusives, usurper une identité, collecter des données non nécessaires ou interdites, traiter des données sensibles sans cadre adapté, violer les droits d’un tiers, contourner les mesures de sécurité ou perturber le fonctionnement de la Plateforme.

11. Assistants IA

Les Assistants IA Lavoxia sont conçus pour aider le Client à traiter certaines demandes, automatiser des actions, répondre à des interlocuteurs, gérer des appels, qualifier des situations, préparer des messages ou déclencher des actions selon les paramètres du Client.

Le Client reconnaît que les réponses, analyses, résumés, qualifications ou actions générés par IA peuvent comporter des erreurs, approximations ou omissions. Les résultats générés par les Assistants IA constituent une aide à la décision et ne remplacent pas l’analyse, le jugement ou la validation humaine lorsque celle-ci est nécessaire.

Le Client demeure responsable de l’usage qu’il fait des résultats fournis par Lavoxia, notamment lorsqu’ils concernent des décisions importantes, des secteurs réglementés, des situations sensibles ou des actions ayant des conséquences juridiques, financières, médicales, commerciales ou opérationnelles.

Lavoxia peut intégrer des garde-fous techniques ou fonctionnels afin de limiter certains usages à risque.

12. Appels entrants et sortants

Lavoxia peut permettre la gestion d’appels entrants et sortants selon les offres et options activées.

Le Client demeure responsable du respect des règles applicables à ses communications téléphoniques, notamment en matière d’information des personnes, prospection, consentement lorsque nécessaire, opposition, démarchage, horaires autorisés, listes d’opposition, secret professionnel et règles propres à son secteur.

Lavoxia peut limiter, suspendre ou refuser certains usages d’appels sortants en cas de risque d’abus, de non-conformité, de plainte, de volume anormal ou d’usage contraire aux présentes CGV.

13. Supervision en direct, écoute live et reprise humaine

Lavoxia peut proposer des fonctionnalités de supervision en direct permettant aux Utilisateurs autorisés du Client de suivre certains appels en cours, de reprendre une conversation ou de transférer une demande à une personne compétente.

Cette fonctionnalité vise notamment à améliorer la qualité de service, traiter une urgence, ne pas perdre une opportunité importante ou permettre une intervention humaine lorsque cela est nécessaire.

Le Client est responsable de l’usage de cette fonctionnalité auprès de ses propres appelants, personnes appelées, prospects, clients, patients, contacts ou utilisateurs finaux.

Le Client s’engage à réserver l’accès à la supervision en direct aux personnes autorisées et habilitées. Les accès peuvent être journalisés à des fins de sécurité, de traçabilité et de prévention des abus.

14. Enregistrement, transcription et résumé

Selon les options activées, certains appels peuvent être enregistrés, transcrits, résumés ou qualifiés.

Le Client est responsable d’informer les personnes concernées lorsque la loi, son secteur d’activité, ses obligations professionnelles ou ses propres choix de traitement l’exigent.

Lorsque l’enregistrement est activé, les enregistrements audio sont conservés pour une durée limitée, définie par la configuration du compte, les paramètres applicables aux Services, le contrat ou les obligations applicables.

Le Client peut demander certaines modalités de conservation ou de suppression, sous réserve des contraintes techniques, légales et contractuelles applicables.

Lavoxia peut refuser ou limiter certains traitements lorsque ceux-ci présentent un risque de non-conformité, notamment en présence de données sensibles ou de secteurs réglementés nécessitant un cadre spécifique.

15. Intégrations et services tiers

Lavoxia peut permettre au Client de connecter des services tiers, notamment Google, Meta / WhatsApp, Stripe, calendriers, e-mails, messageries, outils CRM, outils d’automatisation ou autres services professionnels.

Le Client est responsable des autorisations qu’il accorde à ces services tiers et de la conformité de leur utilisation. Lavoxia n’accède aux données issues des services tiers que dans la limite nécessaire aux fonctionnalités activées par le Client.

15.1 Google

Lorsque le Client choisit de connecter un compte Google à Lavoxia, cette connexion est réalisée via le prestataire d'intégration Nylas. Les autorisations demandées dépendent des intégrations activées et des fonctionnalités utilisées. Lavoxia accède uniquement aux données nécessaires à la fourniture des Services concernés, dans les limites des autorisations accordées par le Client. Les données issues des services Google ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généraux. Leur utilisation respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.

Le Client peut retirer les autorisations depuis son compte Google ou depuis Lavoxia lorsque cette option est disponible. Lavoxia n’utilise pas les données issues des services Google à des fins publicitaires et ne les vend pas.

15.2 Meta / WhatsApp

Lorsque le Client utilise des fonctionnalités Meta ou WhatsApp, Lavoxia peut traiter les données nécessaires à l’envoi, la réception, la supervision ou l’automatisation de messages via WhatsApp Business Platform ou services associés.

Le Client est responsable du respect des règles applicables à l’usage de WhatsApp, notamment en matière d’information, consentement lorsque nécessaire, modèles de messages, opt-in, opt-out et règles Meta / WhatsApp.

15.3 Stripe

Lavoxia peut utiliser Stripe pour gérer les paiements, abonnements, factures et moyens de paiement. Les données de paiement sont traitées selon les conditions et politiques de Stripe. Lavoxia ne conserve pas les données complètes de carte bancaire.

16. Données personnelles et sous-traitance RGPD

Dans le cadre de l’utilisation de Lavoxia, des données personnelles peuvent être traitées.

Lorsque Lavoxia traite des données personnelles pour ses propres besoins, Lavoxia agit comme responsable de traitement. Lorsque Lavoxia traite des données personnelles pour le compte du Client, notamment concernant les appelants, personnes appelées, prospects, clients, contacts, patients, collaborateurs ou utilisateurs finaux du Client, Lavoxia agit généralement comme sous-traitant et le Client agit comme responsable de traitement.

16.1 Instructions du Client

Lavoxia traite les données personnelles pour le compte du Client afin de fournir les Services souscrits et selon les instructions documentées du Client, notamment les présentes CGV, les paramètres configurés dans le compte, les options activées, les demandes formulées par le Client et les éventuelles conditions particulières convenues entre les parties.

16.2 Nature des traitements

Les traitements peuvent inclure, selon les fonctionnalités activées : collecte, enregistrement, transcription, structuration, résumé, analyse, qualification, stockage, consultation, transmission, suppression, anonymisation, automatisation d’actions, connexion à des services tiers, supervision, reprise ou transfert d’appel.

16.3 Obligations de Lavoxia

Lavoxia s’engage à traiter les données pour fournir les Services, mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées, limiter l’accès aux données aux personnes ou prestataires ayant besoin d’y accéder, informer le Client en cas d’incident de sécurité significatif dans les conditions applicables, aider raisonnablement le Client à répondre aux demandes d’exercice de droits lorsque cela est possible, supprimer ou restituer les données en fin de contrat selon les modalités applicables, et encadrer ses propres sous-traitants lorsque cela est requis.

16.4 Obligations du Client

Le Client s’engage à disposer d’une base légale appropriée pour les traitements réalisés via Lavoxia, informer les personnes concernées, respecter leurs droits, ne pas utiliser Lavoxia pour collecter des données non nécessaires, ne pas transmettre de données sensibles sans cadre juridique et contractuel adapté, vérifier la conformité de son usage avec ses obligations sectorielles, et répondre aux demandes des personnes concernées lorsque Lavoxia agit comme sous-traitant.

16.5 Sous-traitants ultérieurs

Lavoxia peut faire appel à des prestataires techniques pour fournir les Services, notamment en matière d’hébergement, téléphonie, intelligence artificielle, transcription, synthèse vocale, notifications, mesure d’audience, e-mails, calendriers, communications, automatisations, sécurité, support, paiement et supervision technique.

Le Client autorise Lavoxia à recourir à ces prestataires dans la limite nécessaire à la fourniture des Services. Lavoxia veille à ce que ces prestataires présentent des garanties appropriées en matière de protection des données.

17. Suppression de compte et demandes RGPD

Les Utilisateurs peuvent demander la suppression de leur compte, de leurs accès ou de certaines données associées depuis l’Application mobile Lavoxia, lorsqu’un tel accès est disponible, ou par e-mail à : privacy@lavoxia.ai.

Lorsque le compte ou les données concernées sont rattachés à une entreprise cliente, Lavoxia peut transmettre la demande au Client concerné, qui demeure responsable de traitement, ou demander une validation par l’administrateur du compte.

La désactivation du compte ou des accès peut intervenir rapidement. La suppression opérationnelle des données concernées peut prendre jusqu’à 30 jours après vérification de la demande, sauf données devant être conservées plus longtemps pour respecter une obligation légale, comptable, fiscale, contractuelle, assurer la sécurité, prévenir la fraude ou défendre les droits de Lavoxia.

18. Entraînement et amélioration IA

Par défaut, Lavoxia n’utilise pas les enregistrements audio, transcriptions ou données identifiantes des Clients pour entraîner des modèles d’IA généraux.

Lavoxia peut utiliser des données techniques, agrégées, statistiques ou anonymisées afin d’améliorer la qualité, la sécurité, la fiabilité et la performance des Services, sous réserve que ces données ne permettent pas d’identifier directement ou indirectement une personne concernée.

Toute utilisation plus large de données Client à des fins d’entraînement ou d’amélioration de modèles peut faire l’objet d’un accord spécifique lorsque cela est requis.

19. Confidentialité

Chaque partie s’engage à conserver confidentielles les informations non publiques reçues de l’autre partie dans le cadre de l’utilisation des Services.

Cette obligation ne s’applique pas aux informations qui sont publiques, déjà connues, reçues légalement d’un tiers, développées indépendamment ou dont la communication est exigée par la loi ou une autorité compétente.

20. Propriété intellectuelle

LAVOXIA SASU reste propriétaire de ses logiciels, Plateforme, interfaces, applications, bases de données, modèles, marques, documents, développements, méthodes, savoir-faire et éléments techniques.

Le Client bénéficie uniquement d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif, non cessible et limité à la durée de son abonnement.

Le Client reste propriétaire des données qu’il transmet à Lavoxia, sous réserve des droits nécessaires accordés à Lavoxia pour fournir les Services.

21. Disponibilité, maintenance et support

Lavoxia s’efforce d’assurer la disponibilité et le bon fonctionnement de ses Services. Toutefois, le Client reconnaît que les Services peuvent être temporairement indisponibles en raison d’opérations de maintenance, mises à jour, incidents techniques, contraintes de fournisseurs tiers, réseau, téléphonie, internet, force majeure ou événement indépendant de la volonté de Lavoxia.

Le niveau de support peut varier selon l’offre souscrite. Lavoxia s’efforce de répondre aux demandes de support dans des délais raisonnables, sans garantir un délai de résolution sauf engagement spécifique écrit.

22. Responsabilité

Lavoxia est tenue à une obligation de moyens.

Lavoxia ne garantit pas que les Services seront exempts d’erreurs, d’interruptions ou d’anomalies, ni que les résultats produits par IA seront systématiquement exacts, complets ou adaptés à toutes les situations.

Le Client demeure responsable de l’usage des Services, des décisions prises sur la base des résultats générés, de la conformité de ses traitements, de ses communications avec ses propres clients, prospects, patients, appelants, personnes appelées ou utilisateurs finaux, et de ses obligations légales, contractuelles, professionnelles et sectorielles.

Lavoxia ne saurait être responsable des dommages indirects, pertes de chiffre d’affaires, pertes de chance, pertes de données, atteintes à l’image, préjudices commerciaux ou conséquences résultant d’un usage non conforme des Services.

La responsabilité totale de Lavoxia, tous dommages confondus, est limitée au montant payé par le Client au titre des trois derniers mois d’abonnement précédant le fait générateur, sauf disposition légale impérative contraire.

23. Force majeure

Lavoxia ne peut être tenue responsable d’un manquement ou retard résultant d’un événement de force majeure ou d’un événement échappant raisonnablement à son contrôle, notamment panne réseau, panne fournisseur, incident télécom, cyberattaque, catastrophe naturelle, décision administrative, grève, interruption d’énergie ou indisponibilité d’un service tiers essentiel.

24. Modification des CGV

Lavoxia peut modifier les présentes CGV afin de tenir compte des évolutions légales, techniques, commerciales ou fonctionnelles de ses Services.

Les nouvelles CGV sont applicables à compter de leur publication ou notification, selon les modalités prévues. En cas de modification substantielle, Lavoxia peut informer le Client par tout moyen approprié.

25. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s’efforceront de rechercher une solution amiable. À défaut d’accord amiable, le litige relèvera des tribunaux compétents de Paris, sauf disposition impérative contraire.

26. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGV, le Client peut contacter Lavoxia à l’adresse suivante : contact@lavoxia.ai.

Pour toute demande relative aux données personnelles, à la confidentialité, aux droits RGPD ou à la suppression de compte, le contact dédié est : privacy@lavoxia.ai.